La plupart des grandes entreprises ont créé un bureau des projets ou Project Management Office (PMO) qui contrôle et gère l'ensemble des projets pour l'entreprise.  Pendant ce temps les entreprises moyennes et les organisations plus petites doivent s'équiper d'outil de gestion de projets au niveau de l'entreprise. La plupart des chefs de projets gèrent encore leurs projets individuellement en utilisant MS Project, Excel, des emails et éventuellement des post-it.

Le problème est que la gestion de projets est un travail d'équipe, et non pas un effort individuel. Les outils bureautiques sont prévus pour être utilisés individuellement et ne sont pas collaboratifs entraînant l'obligation de trouver des moyens détournés pour partager les informations sur les projets : email, fax, téléphone, réunions …. Forts consommateurs de temps.

Dans ce cas, les membres des équipes projets ont tous une bonne raison de se plaindre : le chef de projet passe trop de temps à recueillir l'information pour les mises à jour du projet, la direction se plaint que les chefs de projets gardent leur planning secret et de recevoir l'ensemble des mauvaises nouvelles à la fin du projet lorsqu'il est trop tard pour agir, les équipes se plaignent de ne pas savoir ce qu'ils sont sensés faire et le degré de priorité des projets.

En résumé, les équipes projets rencontrent les difficultés suivantes :

-     Perte de temps à rassembler l'information

-     Perte de temps à mettre à jour les plannings

-     Perte de temps à trouver le bon document

-     Ne peuvent pas partager les projets et les informations liées

-     Appliquer une méthodologie et planification commune et contrôlée des projets

-     Ne dispose pas d'information sur la priorité des projets

-     N'ont pas de vision globale des besoins et des ressources

-     N'ont pas de moyen de visualisation globale

-     Ne peuvent pas prendre de décision argumentée

5 Bonnes raisons d'utiliser un outil web

Les projets sont une activité de groupe et doivent être gérés par une solution collaborative et facile d'accès. D'autant plus si ces projets sont géographiquement dispersés.

Raison 1 : Avoir un Portefeuille centralisé des projets et des ressources

Popsiplan® est un outil web permettant d'avoir en un seul emplacement l'ensemble des projets, les documents associés, les ressources et les communications permettant de résoudre le problème de partage de l'information.

Raison 2 : Accéder aux projets depuis n'importe ou sur la planète (ou presque)

Popsiplan® permet à l'ensemble des membres des équipes projets de créer, modifier, accéder, voir (selon leurs droits d'accès) les projets et éléments associés depuis n'importe quel ordinateur équipé d'un navigateur internet (Internet Explorer, Mozilla, Safari …) et ceci depuis n'importe où et à n'importe quelle heure.

Raison 3 : Créer de la visibilité et transparence

Popsiplan® fournit une visibilité et une transparence de l'information pour les chefs de projets, la direction et les membres de l'équipe. Les informations sont enregistrées et analysées en temps réel.

Raison 4 : Permettre collaboration et Management de la connaissance « Knowledge Management »

Popsiplan® comme toute les solutions centralisées et web met à disposition des zones de collaboration entre les différents membres d'une équipe projet permettant de déposer des documents, partager des commentaires … L'intérêt est que l'ensemble de l'histoire du projet est conservé en une seule place permettant à toute nouvelle recrue de se mettre beaucoup plus rapidement en phase avec les autres membres de l'équipe.

Raison 5 : Des rapports à jour chaque jour

Popsiplan® permet une mise à jour en temps réel des informations, il est donc normal que tous les rapports, analyses, disponibilités et besoins en ressources soient générés en temps réel et à la demande. Au lieu de demander l'information au chef de projet et aux coordinateurs de projets et d'attendre plusieurs jours un rapport déjà périmé, la direction obtient le bénéfice de pouvoir accéder aux données n'importe quand.

Il n'y a aucune raison qu'une équipe projet, quelque soit sa taille ne puisse pas rendre web leur portefeuille de projets. Nos tarifs sont compétitifs et nos différents modes de commercialisations (licence, locatif et locatif hébergé) permettent un accès rapide et simple à cette technologie.